Business letter of apology in English

Рано или поздно, но в любом бизнесе возникает потребность принести извинение перед клиентом за вольные или невольные ошибки своей компании. Отправка письма-извинения клиенту - очень полезная стратегия, которая позволяет исправить ситуацию, удержать клиента и сохранить деловую репутацию фирмы. Последнее особенно важно в наш век социальных сетей, когда негативные факты о деятельности компании могут моментально распространится по всему свету.

Деловое письмо-извинение может стать первым шагом к урегулированию ваших отношений с клиентом.

В письме-извинении на английском языке есть несколько важных моментов, которые надо обязательно учитывать:

В начале письма-извинения воздержитесь от использования обращений типа Dear Sir (уважаемый господин) или To whom it may consern (тому, кого это может касаться). Такое обращение на английском языке может показаться клиенту слишком формальным, он подумает, что вы даже не удосужились узнать его имя. Для восстановления доверительных отношений очень важно назвать клиента по имени.

В теле письма-извинения в первую очередь необходимо написать абзац, который определяет проблему. Проблема должна быть описана максимально коротким, простым и понятным английским языком.

Следующим абзатцем должно следовать извинение. Вы должны объяснить причину ошибки и высказать свое сожаление. Никогда не защищайте и не оправдывайте свою фирму. Признайте ошибку и вину своей фирмы в ней. 

Очень желательно предложить клиенту какую-либо компенсацию за ошибку.

Наконец, следует предложить варианты решения проблемы. А также написать свои контактные данные для того, чтобы клиент мог с вами связаться, если он почувствует необходимость это сделать.

Письмо-извинение на английском языке должно быть максимально коротким, но не настолько, чтобы клиент мог почувствовать в вашем письме короткую отписку.